3 tapaa edistymisraportin kirjoittamiseen

Sisällysluettelo:

3 tapaa edistymisraportin kirjoittamiseen
3 tapaa edistymisraportin kirjoittamiseen

Video: 3 tapaa edistymisraportin kirjoittamiseen

Video: 3 tapaa edistymisraportin kirjoittamiseen
Video: Finland Travel Guide and Finnish Cuisine Tour 2024, Maaliskuu
Anonim

Edistymisraportit ovat kriittisiä projektinhallinnassa, olipa kyseessä väitöskirja tai jokin työssä toteutetuista projekteista. Sinun on tehtävä nämä, jotta esimiehesi, työtoverisi tai asiakkaasi pysyvät ajan tasalla siitä, mitä parhaillaan työskentelet. Sinun on keskityttävä siihen, mitä olet saavuttanut ja mitä on vielä tehtävä.

askeleet

Tapa 1 /3: Aloittaminen

Kirjoita edistymisraportti Vaihe 1
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 1

Vaihe 1. Määrittele tavoitteesi ehdotuksessa

On olemassa useita eri syitä, miksi joku voi pyytää edistymiskertomusta. Tietenkin jokainen niistä kirjoitetaan paljastamaan tietyn hankkeen edistyminen. Erilaisia ehdotuksia on kuitenkin harkittava:

  • Tutkimusohjelman tai -hankkeen edistymisraportti on hieman erilainen kuin työpaikalla toteutettavan projektin. Siinä tapauksessa sinun on todennäköisemmin viitattava tietoihin ja sinun on harvemmin harkittava kustannuksia (vaikkakaan ei aina).
  • Asiakkaan työraportti kirjoitetaan eri tavalla kuin esimiehen työssä. Sinun on ensin pohdittava kirjoittamisen syitä.
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 2
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 2

Vaihe 2. Ajattele yleisöä

Kun olet määrittänyt raportin tarkoituksen, sinun on harkittava, millaisia aiheita vastaanottajan on saatava. Vaikka kaikki edistymisraportit sisältävät yleensä tiettyjä yleisiä tietoja, on tärkeää huomioida tiettyjä kohtia:

  • Miten lukijat liittyvät projektiin? Miten tulos vaikuttaa heihin? Yhteys ja vaikutus vaihtelevat esimerkiksi esimiehen ja asiakkaan välillä.
  • Mieti, mitä päätöksiä lukijoiden on tehtävä edistymiskertomuksen lukemisen jälkeen (mitä tukea, rahaa tai aikaa he tarvitsevat esimerkiksi investoidakseen).
  • Mieti, mitä tietoja lukijoiden on tiedettävä, jotta he voivat todella valvoa ja osallistua projektiin. Mitä teknisiä näkökohtia sinun on tiedettävä? Tunnetko jo teknisen ammattikielen?
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 3
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 3

Vaihe 3. Määrittele paras tapa kommunikoida yleisön kanssa

Edistymiskertomus ei ole vain kirjallinen asiakirja, joka lähetetään opettajalle tai esimiehelle. Se voi olla monessa muodossa tarpeen mukaan.

  • Edistymiskertomus voi olla lyhyt suullinen raportti viikoittain tai kuukausittain järjestettävissä tiimikokouksissa.
  • Se voi olla ajoittain sähköpostiviestejä kollegoille.
  • Se voi olla muodollisia tai epävirallisia muistioita, jotka lähetetään esimiehille.
  • Se voidaan silti tehdä virallisina raportteina asiakkaille tai valtion virastoille.
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 4
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 4

Vaihe 4. Keskustele esimiehen kanssa

Ellet ole kirjoittanut tällaista raporttia aiemmin (miksi olisin täällä?), On tärkeää saada mahdollisimman paljon opastusta esimiehiltäsi. Yhtiö voi käyttää tiettyä muotoa, jolloin on tärkeää noudattaa asianmukaisia sääntöjä.

Kirjoita edistymisraportti Vaihe 5
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 5

Vaihe 5. Katso ääntä

Kaikkien raporttien ei tarvitse olla muodollisia. Itse asiassa kollegoille tai esimiehille tehdyt sisäiset raportit sisältävät usein enemmän epävirallista kieltä. Siksi on niin tärkeää keskustella esimiehesi kanssa siitä, mitä odotat löytäväsi.

  • Kun kyse on asiakkaalle tai valtion virastolle välitetyistä tiedoista tai jopa paneelin analysoitavasta opinnäytetyöstä, on syytä tehdä enemmän muodollisuuksien puolesta.
  • Muodollisuudesta tai epävirallisuudesta riippumatta on tärkeää edetä selkeästi, keskittyneesti ja avoimesti.

Tapa 2/3: Raportin kirjoittaminen

Kirjoita edistymisraportti Vaihe 6
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 6

Vaihe 1. Päätä, miten haluat esittää materiaalin

Kun aloitat raportin kirjoittamisen, olet määrittänyt sen sävyn ja tavoitteesi. Nyt sinun on määritettävä paras muoto (tai lomakkeet), jossa nämä tiedot esitetään.

  • Voit tehdä luettelon aiheista. Tämä on selkeä tapa esitellä materiaaleja, se on helppo selata ja saada tarvittavat tiedot. Se voi kuitenkin olla hieman vähemmän muodollinen tapa edistymisraportin kirjoittamiseen, ja se voi sopia paremmin muistioihin, jotka on suunnattu esimiehille ja sähköpostitse lähetettäville työtovereille.
  • Voit myös sisällyttää kaavioita tai taulukoita. Tämä voi olla erittäin hyvä, jos kirjoitat edistymisraporttia hankkeesta, jolle haluat rahoitusta, tai paljastat miksi ansaitset jo saamasi apurahan.
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 7
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 7

Vaihe 2. Käytä alajaksoja

Hyvän edistymisraportin kirjoittamiseksi sinun on oltava mahdollisimman selkeä. Sen jakaminen osiin on loistava tapa kerätä kaikki asiaankuuluva materiaali.

Alaotsikoiden lisääminen raporttiin voi tehdä siitä vielä selkeämmän, koska se antaa lukijoille tai yleisölle tietää, mitä odottaa jokaiselta alajaksolta. Jos on olemassa materiaaleja, joista he ovat erityisen kiinnostuneita, on mahdollista, että ne hyppäävät suoraan siihen

Kirjoita edistymisraportti Vaihe 8
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 8

Vaihe 3. Kirjoita otsikko

Se kulkee yleensä paperin yläosan poikki, jos käytetään sivutettua muotoa. Tämä riippuu jälleen siitä, mitä yritys tai yliopisto haluaa, joten muista kysyä tämä kysymys ennen aloittamista.

Otsikon tulee sisältää päivämäärä, jolloin raportti lähetettiin, vastaanottajan nimi ja virka, lähettäjän nimi ja virka sekä käsiteltävä aihe

Kirjoita edistymisraportti Vaihe 9
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 9

Vaihe 4. Kirjoita johdanto

Tämä osio menee otsikon alle ja voidaan erottaa muista materiaaleista kursivoidulla muotoilulla. Se tarjoaa lyhyen yleiskatsauksen projektista ja tiivistää sen tilan. Pystyt selvittämään, kuinka paljon edistystä on tapahtunut ja onko tietyt tavoitteet jo saavutettu.

Muista sisällyttää raportin tarkoitus, esitellä projekti ja toistaa, että tämä on päivitys saavutetusta edistymisestä

Kirjoita edistymisraportti Vaihe 10
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 10

Vaihe 5. Kirjoita ehdotuksen runko

Tämä osa, jaettuna osiin ja alajaksoihin, on vain yksityiskohtaisempi versio johdannosta. Katso johdannossa annettuja tietoja ja yritä laajentaa niitä.

  • Määritä edellisen raportin jälkeen suoritetut tehtävät ja mitkä ovat edelleen kesken.
  • Mainitse kohdatut ongelmat, ratkaistavat asiat ja ratkaisut näihin esteisiin.
  • Mainitse tapahtuneet muutokset ja niiden syyt.
  • Voit myös sisällyttää kohteita, kuten henkilöstömuutokset, materiaalien hankintaongelmat, mahdolliset kustannusten ylitykset ja viivästykset tai turvallisuus- tai tekniikkaongelmat.
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 11
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 11

Vaihe 6. Tutustu projektisi seuraavaan vaiheeseen

Vaikka se on pohjimmiltaan osa raportin runkoa, on tärkeää, että yleisö ymmärtää, mihin olet menossa tämän projektin kanssa. Muista mainita haasteet, jotka voivat vaikuttaa valmistumisajoihin, budjettiin tai hallintorakenteeseen.

  • Sinun on todella ilmoitettava, ovatko valmistumisajat muuttuneet vai eivät.
  • Vältä kukkimisongelmia yleisölle, mutta sinun ei tarvitse hälyttää niitä tarpeettomasti tai luvata sitä, mitä ei voida toimittaa.
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 12
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 12

Vaihe 7. Sisällytä kokonaistyötunnit

Sinun on paljastettava, kuinka paljon työtä sinä ja tiimisi (jos on) olette tehneet tähän projektiin. Tämä kertoo yleisölle (olipa kyseessä esimiehesi, asiakkaasi tai valtion virasto, joka voi rahoittaa sinua), että olet työskennellyt kovasti.

Tapa 3/3: Yhteisten vaikeuksien välttäminen

Kirjoita edistymisraportti Vaihe 13
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 13

Vaihe 1. Pidä kiinni aiheesta

Niin kauan kuin pidät yllä kuvatuista perusasioista, olet kunnossa. On erittäin tärkeää välttää poikkeamia muille alueille, jotka liittyvät vain pinnallisesti projektiin, vaikka ne olisivatkin mielenkiintoisia.

Jos projektisi koskee esimerkiksi paikallisen voittoa tavoittelemattoman taideorganisaation aktivoimista uudelleen, saattaa olla houkuttelevaa päästä pois tieltä ja käydä keskustelua taiteellisen rahoituksen valitettavasta tilasta, mutta se ei auta yksityiskohtaisesti on hankkeen eteneminen

Kirjoita edistymisraportti Vaihe 14
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 14

Vaihe 2. Pidä se yksinkertaisena

Edistymiskertomuksen tarkoituksena on esitellä saavutettua edistystä ilman, että se kuormittaa yleisöä ideoilla ja sanoilla. Sinun tarvitsee vain keskittyä siihen, miten projekti etenee, mitä on käsiteltävä ja mitä muutoksia on tehtävä.

Raporttisi vastaanottajasta riippuen sinua voidaan rajoittaa tiettyyn sivurajoitukseen. Hyvä nyrkkisääntö on olla mahdollisimman objektiivinen, mutta muista sisällyttää kaikki asianmukaiset tiedot

Kirjoita edistymisraportti Vaihe 15
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 15

Vaihe 3. Vältä liian epämääräistä

Muista kertoa tarkat tiedot projektin edistymisestä. Vältä sanomasta esimerkiksi "edistymme hyvin taiteellisen rahoituksen etsimisessä", esimerkiksi mieluummin sanomalla: "Näiden kahden organisaation kahdella 5 000 dollarin apurahalla meillä on vain 2 000 dollaria saavuttaaksemme tavoitteemme 12 000 dollaria".

Kirjoita edistymisraportti Vaihe 16
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 16

Vaihe 4. Varo sananlaskua

Raporttisi on jälleen oltava selkeä ja ytimekäs. On tärkeää, ettei yleisöä ylikuormiteta tarpeettomilla sanoilla, jotka eivät lisää mitään lopputulokseen. Esimerkiksi ilmaukset "täydellinen katastrofi" ja "huima menestys" ovat liian emotionaalisia ja epämääräisiä käytettäväksi asiakkaiden tai esimiesten kanssa.

Kirjoita edistymisraportti Vaihe 17
Kirjoita edistymisraportti Vaihe 17

Vaihe 5. Nimeä lähteesi

Kaikki ulkoisesta lähteestä peräisin olevat käytetyt tiedot sekä grafiikka ja tiedot on esitettävä asianmukaisesti. Voit lisätä raporttiin muita lähteitä ja viittauksia.

Vinkkejä

  • Yritä analysoida esimiehesi tyyliä. Voi olla, että hänellä on jonkinlainen etusija sen suhteen, minkä tyyppisiä raportteja hän haluaa nähdä. Jotkut haluavat nähdä enemmän luetteloita tai tietoja aiheista, kun taas toiset haluavat tietää mahdollisimman vähän päästäkseen eteenpäin. Toiset taas haluavat mahdollisimman paljon tietoa riippumatta siitä, kuinka monta sivua tarvitaan.
  • Suunnittele edistystä tarkasti, mutta vältä liiallisia sanoja.

Suositeltava: