Jotta voit olla hyvä sihteeri, sinun on aina oltava valmis ratkaisemaan jotain tehokkuuden ja organisoinnin lisäksi. Henkilö, joka ottaa tämän roolin, joka vaatii paljon luottamusta, on välttämätön osa tiimiä, mutta se ei vapauta heitä joutumasta kommunikoimaan kovin hyvin. Taitojesi parantaminen yhä enemmän on tapa saada mielenkiintoinen, vakaa ja miellyttävä työ.
askeleet
Menetelmä 1/3: Ammattilaisen kannan ottaminen
Vaihe 1. Saavu aina ajoissa
Yritä saapua hieman aikaisemmin kuin tavallisesti järjestääksesi toimiston ja valmistautua päivän kokouksiin ja muihin tapaamisiin. Hyödynnä aikaa, jolloin ympäristö on tyhjempi ja hiljaisempi, lukemaan sähköposteja ja seuraamaan muiden tärkeiden tehtävien etenemistä.
Yritä huomioida, kuinka kauan kestää töihin pääseminen päivittäin, ja säädä rutiinisi sen mukaan. Anna itsellesi marginaali 15 tai 20 minuuttia etukäteen, jotta et ole vaarassa myöhästyä odottamattomasta syystä. Jos olet menossa jonnekin ensimmäistä kertaa, tee ensin koeajo saadaksesi käsityksen siitä, kuinka kauan sinne saapuminen kestää
Vaihe 2. Järjestä ideat
Lepää paljon, jotta mielesi on rauhallinen ja rento. Näin voit järjestää ideat selkeämmin. Juo kahvia tai teetä aikaisin aamulla tai kun tunnet tarvetta virkistää mieltäsi. Aina kun mahdollista, pidä tauko ja jätä työpöytäsi siistiksi ja siistiksi.
Jokaisen 52 minuutin työskentelyn jälkeen on viisasta pitää 17 minuutin tauko. Tutkimukset osoittavat, että tämä työ- ja lepoaika lisää tuottavuutta entisestään. Tauon aikana nouse ylös ja venytä tai tee yksinkertaisia harjoituksia. Käytä myös tilaisuutta keskustella vähän kollegoidesi kanssa tai yksinkertaisesti kävellä toimiston ympäri ja juoda vettä
Vaihe 3. Muista aina aikataulu
Yksi sihteerin tehtävissä toimivien velvollisuuksista on tietää esimiehen aikataulu, muut yrityksen tärkeät työntekijät ja tehtävät, jotka hänen on täytettävä. Pidä aina silmällä aikataulua välttääksesi virheitä, kuten kahden eri kokouksen ajoittaminen samaan aikaan.
Jätä esityslista, fyysinen tai virtuaalinen, aina auki. Kun joku kysyy sinulta esimiehesi tapaamisia tai yrittää varata tapaamisen, sinulla on jo tiedot käsillä
Vaihe 4. Valmistaudu kokouksiin
Tuo kaikki tarvittavat materiaalit, kuten esityslista, kannettava tietokone ja muistiinpanot aiemmista kokouksista. Ennen kokouksen aloittamista kysy esimieheltäsi, jos sinun on tehtävä jotain, esimerkiksi jaettava osan asiakirjoista osallistujille tai vastattava tietokoneesta esityksen pitämiseksi.
Lähetä edellisenä iltana tai muutama tunti ennen kokouskokonaisuutta, aikaisempien tapaamisten pöytäkirjoja tai muuta osallistujille tärkeää materiaalia
Vaihe 5. Opi lyhenne
Tietojen tallentamisen kysyntä on yleensä suuri niille, jotka työskentelevät sihteerin tehtävissä. Ota lyhytkurssi oppiaksesi tapoja kirjoittaa nopeammin.
Jos et ole tottunut tekemään muistiinpanoja käsin, voit oppia kirjoittamaan nopeammin. Testaa se asettamalla minuutin sekuntikello kullekin käyttämällesi laitteelle ja yritä kirjoittaa nopeasti puhelimella, tabletilla ja tietokoneella. Laske sitten, kuinka monta sanaa voit kirjoittaa kullekin laitteelle. Käytä sitä, joka saa parhaan suorituskyvyn useimmiten
Menetelmä 2/3: Organisaatiotekniikoiden parantaminen
Vaihe 1. Käytä kalentereita ja kalentereita
Pidä aikataulusi, kalenterisi ja muistikirjasi käsillä ja päivitä tiedot tarvittaessa.
- Työskenteletkö mieluummin kynän ja paperin kanssa? Pidä taskuusi tai kukkaroosi sopiva tyyny ja kynä, jotta voit aina kantaa niitä mukana. Kun merkitset muistiin tehtävälistan, jonka voit suorittaa, poista tehtävä luettelosta.
- Ei hätää, jos haluat digitaalisia resursseja. Käytä mobiilikalenteriasi tapaamisten ja tapaamisten ajoittamiseen ja määritä hälytys vastaanottamaan ilmoituksia ja muistutuksia. Sovellukset, kuten Wunderlist ja Todoist, auttavat paljon.
Vaihe 2. Synkronoi tiedot
Muistiinpanojen, tehtävien ja tapaamisten pitämiseksi aina ajan tasalla on tärkeää synkronoida tiedot kaikilla laitteilla. Tällä hetkellä mikä tahansa moderni sovellus tuo tämän ominaisuuden.
- Jaa tehtävät ja asiakirjat muiden työntekijöiden ja esimiehesi kanssa. Basecamp ja Trello ovat sovelluksia, joita useat ihmiset voivat käyttää tiimissä.
- Lähetä asiakirjoja ja laskentataulukoita Google -dokumenttien kautta tai jakamalla sovelluksia, kuten Dropbox ja Hightail.
Vaihe 3. Luo värijärjestelmä
Muistiinpanosi ja asiakirjasi on helpompi ymmärtää, jos voit järjestää ne värin mukaan. Aseta väri jokaiselle projektille, päivälle, työntekijälle tai muulle toimialalle, joka saattaa helpottaa työtäsi. Käytä tekstimerkkejä tai värillisiä välilehtiä löytääksesi tiedot nopeammin.
Monet mobiili- ja sähköpostisovellukset tarjoavat tämän tyyppisen ominaisuuden tehtävien jakamiseksi värin mukaan
Vaihe 4. Tyhjennä sähköpostisi
Pidä postilaatikkosi optimoituna, poista kaikki tarpeettomat viestit ja jätä vain tärkeimmät. Voit myös merkitä viestin lukemattomaksi tai asettaa sen viereen kuvakkeen. Voit sijoittaa vähemmän tärkeitä sähköposteja kansioihin ja poistaa tarpeettomia.
Kokeile kansioiden järjestämistä vuoden, neljänneksen tai kuukauden mukaan. Tai jaa projekti, tyyppi tai työntekijä. Yritä vastata, poistaa tai kerätä tärkeitä tietoja heti sen vastaanottamisen jälkeen, jotta vältät postilaatikossasi aiheettomia viestejä tai unohdat vastata. Aseta joitakin tehtäviä omalle organisaatiollesi: jokaisen viestin määränpään asettaminen päivän loppuun mennessä on yksi näistä tehtävistä
Vaihe 5. Ole johdonmukainen
Säilytä samantyyppiset materiaalit omissa paikoissaan ja varaa muistikirjat ja kansiot tiettyihin projekteihin. Pidä tyynyä ja kynää puhelimen luona, jotta voit tehdä nopeita muistiinpanoja ja välttää kirjoittamista löysälle, helposti kadonneelle paperille. Kirjoita kokoustiedot muistiin erilliseen paikkaan, jotta et vaaranna sekoittaa tietoja vähemmän tärkeisiin.
Vaihe 6. Säästä paperia ja aikaa
Vältä tulostamasta tarpeettomia asiakirjoja. Mikä on mahdollista käyttää vain digitaalisesti, valitse tämä menetelmä. Tallenna tai skannaa tärkeät tietueet, jotta materiaalia ja aikaa ei mene hukkaan. Yksi asiakirjojen digitaalisiin tiedostoihin tallentamisen eduista on, että niihin pääsy on aina vain napsautuksen päässä, etkä vaaranna niiden menettämistä.
Vaihe 7. Pidä materiaalivarasto aina ajan tasalla
Varo unohtamasta perusmateriaaleja, kuten muistikirjoja, kynää, kirjekuoria, kansioita ja niittejä. Jos et ole vastuussa näiden tuotteiden ostamisesta, anna luettelo Ostoksille. Älä lopu tarvikkeista tilataksesi uutta lähetystä. On mahdollista saada hyvä alennus, jos ostat tuotteita suurina määrinä.
Pidä materiaalit järjestyksessä työpöydälläsi. Käytä tiedostolaatikoita, kansioita, lokeroita ja muita järjestäjiä
Tapa 3/3: Tehokas kommunikointi
Vaihe 1. Pidä vastausmalli
Yksinkertainen tapa säästää aikaa ja energiaa on saada joitakin tiedostoja, joissa on vakio- ja yleisesti käytetyt vastaukset. Kysymyksestä riippuen voit vastata jo valmiilla vastauksilla joko sähköpostitse tai puhelimitse.
Vaihe 2. Ole huolellinen
Kirjoita kaikki tärkeät tiedot matkapuhelimeesi tai kalenteriisi, olipa kyseessä sitten puhelu, saapuva sähköposti tai kokouksen aihe. Järjestä nämä muistiinpanot kansioihin tai digitaalisiin tiedostoihin, joihin voit viitata aina, kun sinulla on kysyttävää tai sinulta kysytään sitä etkä muista heti.
Vaihe 3. Ole tehokas ja ystävällinen puhelimessa
Luo ystävällinen ja selittävä tervehdys, kun vastaat puheluun. Pidä luettelo muiden ihmisten ja osastojen laajennuksista käsilläsi ja yritä muistaa tärkeimmät puhelut nopeasti.
Opi, mitä puhelimesi ominaisuuksia tarjoaa, kuten puhelun siirtämisen suoraan työntekijän postilaatikkoon tai henkilön lisäämisen neuvottelupuheluun. Näiden menettelyjen tunteminen auttaa sinua olemaan tehokkaampi ja välttämään teknisiä ongelmia
Vaihe 4. Hallitse portugalia hyvin
Kirjoituksesi on oltava virheetön, ilman oikeinkirjoitusta, kielioppia ja välimerkkejä. Tarkista ennen sähköpostin lähettämistä tai muistion jakamista, onko teksti oikea. Etkö halua lähettää pomolle sähköpostia groteskivirheistä?
Useimmat tekstieditorit ja sähköpostisovellukset tarjoavat tarkistusominaisuuden. On myös joitain laajennuksia, joita voit lisätä selaimeesi ja jotka korjaavat tekstivirheet verkkosivustoilla ja sosiaalisen median alustoilla. Ajattele, että sinulla on jokin näistä laajennuksista, varsinkin jos sinun vastuullasi on julkaista yrityksen verkkoihin tai verkkosivustoon
Vaihe 5. Ole lyhyt ja kohtelias sähköpostissa ja vastaajassa
Selitä puhelun tai sähköpostin tarkoitus mahdollisimman ytimekkäästi ja objektiivisesti. Muista ilmoittaa nimesi ja yrityksesi, jossa työskentelet. Jos mahdollista, jätä joitakin yhteystietoja viestinnän lisäksi.
Vaihe 6. Vahvista tapaamisajat
Vahvista sähköpostitse tai puhelimitse pomosi kokoukset ja muut tärkeät tehtävät edellisenä päivänä tai muutama tunti aikaisemmin. On tärkeää varmistaa sekä hänen että hänen tapaamansa henkilön kanssa. Ota yhteyttä kaikkiin, jotka eivät ole vastanneet pyyntöön lähettämällä lyhyt, kohtelias sähköposti tai soittamalla kohtelias puhelinsoitto.