3 tapaa kirjoittaa kokouskutsu sähköpostitse

Sisällysluettelo:

3 tapaa kirjoittaa kokouskutsu sähköpostitse
3 tapaa kirjoittaa kokouskutsu sähköpostitse

Video: 3 tapaa kirjoittaa kokouskutsu sähköpostitse

Video: 3 tapaa kirjoittaa kokouskutsu sähköpostitse
Video: Luento: Wivi Lönn ja Hanna Parviainen 2024, Maaliskuu
Anonim

Kokouksen järjestämiseksi sinun on ilmoitettava tiedot kaikille osallistujille selkeästi ja lyhyesti. Sinun on kerrottava, milloin kokous pidetään, missä se pidetään ja mitä asioita käsitellään. Liitä muistiinpanot, jos kokous tarvitsee valmistelua tai materiaaleja. Käytä tavallista sähköpostia tai Outlook -sovellusta ja muista sisällyttää kaikki tärkeimmät tiedot, jotta vieraat tietävät, mitä odottaa.

askeleet

Menetelmä 1/3: Hyvän aiheen kirjoittaminen

Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 1
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 1

Vaihe 1. Kirjoita lyhyt ja hyvin relevantti aihe ja päivämäärä ja aihe, jotka on tarkoitus käsitellä kokouksessa

Näiden tietojen antaminen antaa ihmisille mahdollisuuden tietää heti, milloin kokous pidetään ja mitä se kattaa ilman, että hänen tarvitsee edes avata sähköpostia. Kirjoita esimerkiksi "Kokous 12. elokuuta: Uudet raportointiohjeet".

Varoitus:

Jos et aseta kokouksen aihetta, ihmiset vastaavat todennäköisesti kysymällä, ohjataanko se heidän osastolleen vai tarvitaanko läsnäoloa. Lähetä mieluiten aihe!

Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 2
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 2

Vaihe 2. Pyydä vahvistusta aiheen läsnäolosta

Jos haluat tietää, ketkä osallistuvat kokoukseen, pyydä ihmisiä vahvistamaan, että he liittyvät heti sähköpostin aiheeseen. Näin he tietävät, että heidän on vastattava mahdollisimman nopeasti ennen kuin he edes avaavat sähköpostin. Voit kirjoittaa Perjantai 06/10 | HR -kokous - vahvista osallistuminen.”

Tai "Vahvista läsnäolo: HR -kokous 06.10."

Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 3
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 3

Vaihe 3. Ilmoita sähköpostin aiherivillä, onko kyseessä hätäkokous

Jos käsiteltävä asia on kiireellinen tai vaatii nopeita toimia ja kokous on pidettävä välittömästi, kirjoita tämä kiireellisyys sähköpostin otsikkoriville. Voit esimerkiksi kirjoittaa esimerkiksi Hätäkokouksen | Maanantai 03/31: Kyberturvallisuus.”

On tärkeää mainita, että kyseessä on hätätilanne, ja ilmoittaa, mitä kokouksessa keskustellaan

Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 4
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 4

Vaihe 4. Ilmoita, vaaditaanko vai ehdotetaanko osallistumista

Jos työskentelet suuressa yrityksessä, kaikkia työntekijöitä ei välttämättä tarvita kaikissa kokouksissa. Ilmoita, mille osastolle kokous on aiheeseen liittyvä, tai kerro, tarvitsevatko vastaanottajat osallistua vai eivät. Voit esimerkiksi kirjoittaa "Pakollinen kokous Dep. Markkinointi 6/10".

Jos kokous ei ole pakollinen, voit kirjoittaa esimerkiksi:”Ehdotettu kokous pidetään 06.10. Teemana on tehokas tutkimustaktiikka.”

Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 5
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 5

Vaihe 5. Kirjoita kaikki sanat aiheeseen, jotta kukaan ei hämmentyisi

Lyhenteiden käyttäminen saattaa tuntua hyvältä ajatukselta, mutta ne eivät ole niin täsmällisiä kuin kokonaiset sanat ja voivat saada ihmiset hämmentymään. Esimerkiksi "Att" voi olla "vilpittömästi" tai "huomio" tilanteesta riippuen.

On hyvä käyttää yleisiä lyhenteitä, kuten "RH", "CFO" tai "Wed". (lyhennetty keskiviikkona)

Tapa 2/3: Sähköpostin hahmotelma

Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 6
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 6

Vaihe 1. Kirjoita lyhyt, ystävällinen johdanto ja lyhyet huomautukset

Jos työskentelet suuressa yrityksessä etkä vielä tunne kaikkia, esittele itsesi. Tässä lyhyessä johdannossa on myös tärkeää lisätä, tarvitseeko ihmisten tuoda asiakirjoja tai materiaaleja kokoukseen.

Tee johdannosta henkilökohtaisempi tai työhön liittyvä. Esimerkiksi "Hei kaikki tiimissä! Olen innoissani uuden esityksen julkaisusta ensi viikolla!”

Kärki:

lähetä muistutus siitä, mitä ihmisten on tuotava tai mitä heidän on saatava päätökseen ennen kokoukseen menoa. Esimerkiksi "Muistutus: Tuo neljä painettua kopiota päivitetystä toimittajien yhteystietoluettelostasi."

Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 7
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 7

Vaihe 2. Kirjoita kokouksen päivämäärä ja kellonaika erilliselle riville niin, että se on korostettu

Koska nämä tiedot ovat välttämättömiä, jotta ihmiset voivat osallistua kokoukseen, on parasta tehdä se selväksi ja irrottaa muusta tekstistä. Anna kaksi riviä erilleen sekä ylä- että alapuolelta ja tee tekstistä lihavoitu.

  • Esimerkki: "6. lokakuuta klo 10.30-11.45."
  • Jos kokous on verkossa, ilmoita aikavyöhykkeelle, jotta kauempana olevat ihmiset eivät missaa kokousta viestintävirheen vuoksi. Kirjoita "6. lokakuuta klo 10.30-11.45 (itäinen aika)".
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 8
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 8

Vaihe 3. Aseta sijainti päivämäärän ja kellonajan jälkeen

Tee sijainti yhtä näkyväksi kuin päivämäärä ja kellonaika, varsinkin jos kokous pidetään uudessa, vaikeasti löydettävissä paikassa tai jos tiedät, että jotkut vieraat eivät tunne paikkaa hyvin. Jos kokous on virtuaalinen (olipa kyseessä live -foorumi tai videokeskustelu), anna foorumin linkki tai videolinkki helpon pääsyn varmistamiseksi.

Kun selität paikan sijaintia, varmista, että kaikki on yksityiskohtaista. Esimerkki:”Osallistu kokoukseen Timaren -rakennuksen huoneessa 592 (Av. Faria Lima, 3240). Huone 592 sijaitsee rakennuksen toisessa kerroksessa. Ota hissi pohjakerroksesta ja nouse 12. kerrokseen ja mene sitten eteläsiiven (vasemmalla) hissillä 59. Kerrokseen.”

Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 9
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 9

Vaihe 4. Ilmoita kokouksen tarkoitus

Kerro osallistujille, mikä on kokouksen tarkoitus. Lyhyen aikataulun asettaminen auttaa ihmisiä tietämään, mitä heidän on tehtävä ennen päivää. Voit yksinkertaisesti lähettää aiheen (kuten "Päivitys kyberturvallisuuteen") tai lähettää seuraavanlaisen aikataulun:

  • 10: 30-10: 45: Projektipäivitysten jakaminen.
  • 10: 45-11: 10: vertaa ja valitse elinkelpoisia tarjouksia.
  • 11: 10-11: 30: aivoriihi ja laukaisutavoitteet.
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 10
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 10

Vaihe 5. Tarkista sähköpostiviesti korjataksesi kielioppivirheet tai väärät tiedot

Tärkeimmät asiat ovat kokouksen päivämäärä, aika ja paikka. Sinun on varmistettava, että nämä tiedot ovat oikein! Tarkista myös johdanto, aikataulu tai muut osat varmistaaksesi, että olet kirjoittanut kaiken tarvitsemasi.

Lue sähköpostiviesti ääneen varmistaaksesi, että lauseet ovat helposti ymmärrettäviä ja lyhyitä ennen lähettämistä

Tapa 3/3: Outlookin tai muun integroidun kalenterisovelluksen käyttäminen

Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 11
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 11

Vaihe 1. Napsauta "Uusi kokous" Outlookin "koti" -välilehdessä

Jos yrityksesi käyttää viestintätietokantaa, jossa on sisäänrakennettu kalenteri, kuten Outlook, käytä tätä työkalua kokouksen ajoittamiseen. Tämä on usein paras tapa ottaa yhteyttä ihmisiin, joiden kanssa työskentelet.

Jos yrityksesi ei käytä Outlookia tai vastaavaa, lähetä kokouskutsu yrityksen antamalla sähköpostilla

Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 12
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 12

Vaihe 2. Valitse päivämäärä ja kellonaika "Ajoitusavustaja" -ikkunasta

Uuden kokouksen luomisen jälkeen kalenteri -ikkuna avautuu näytölle. Napsauta "Ajoitusavustaja" ja valitse kokouksen päivämäärä ja kellonaika.

Tarkista, että kaikki osallistujat ovat käytettävissä sinä päivänä ja kellonaikana. Yrityksesi käyttämästäsi sovelluksesta riippuen sinun on ehkä muokattava katseluasetuksiasi niin, että näet kaikkien aikataulun (oman aikataulusi lisäksi)

Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 13
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 13

Vaihe 3. Lisää osallistujia kirjoittamalla heidän nimensä tai käyttämällä osoitekirjaa

Kirjoita nimet manuaalisesti napsauttamalla tekstipalkkia tai selaa osoitekirjaa alaspäin ja valitse nimet sieltä. Käytä”Ajoitusavustaja” -toimintoa muiden ihmisten saatavuuden tarkistamiseen.

Jos ihmiset eivät ole tavoitettavissa, heidän nimet korostetaan. Ohjattu toiminto näyttää jopa aikasuosituksia osallistujien aikataulujen mukauttamiseksi paremmin

Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 14
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 14

Vaihe 4. Anna kokouksen alkamis- ja päättymisaika

Varmista, että päivämäärä vastaa aiemmin valitsemasi päivämäärää, ja tee tarvittavat muutokset napsauttamalla kalenteripainiketta. Käytä aikavalintojen oikealla puolella olevia alanuolia ja valitse, mihin aikaan kokous alkaa ja mihin se päättyy.

Päättymisajan asettaminen on tapa kunnioittaa ihmisten aikaa, koska se auttaa heitä tietämään, mitä odottaa, ja antaa heille mahdollisuuden suunnitella, miten he menevät kokoukseen tai organisoivat itsensä suhteessa muihin tehtäviin, joita heillä on sinä päivänä

Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 15
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 15

Vaihe 5. Napsauta "Tapaamiset" näytön yläreunan "Kokous" -välilehdessä

Kun napsautat, sinut palautetaan yleisten tapaamisten näyttöön ja näet juuri varaamasi kokouksen. Liitä tähän aihe, sijainti ja muut huomautukset.

Jos et näe kokousta näytöllä, palaa takaisin ja suorita prosessi uudelleen

Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 16
Kirjoita sähköposti kokouskutsua varten Vaihe 16

Vaihe 6. Ole tarkka aiheesi, sijaintisi ja muiden asiaan liittyvien tietojen suhteen

Kerro osallistujille pähkinänkuoressa, mistä kokouksessa on kyse (esimerkiksi”Tulevan tuotteen testaus”). Selitä myös, missä paikka on, ja anna ohjeet sinne pääsemiseksi, jos se ei ole tavallinen paikka tai sitä on vaikea löytää. Lisää merkityksellisiä muistiinpanoja (kuten mitä ihmisten on tuotava).

  • Anna sijaintiosoite, vaikka luulet vieraiden jo tietävän, missä se on.
  • Napsauta "lähetä", kun olet valmis.

Kärki:

vältä liian epämääräisten aiheiden laittamista, kuten "aivoriihi", koska se ei anna ihmisten tietää varmasti, mikä on kokouksen tarkoitus. Mieluummin "toimittajien aivoriihi uudelle tuotteelle"

Vinkkejä

  • Tarkista sähköposti tai kutsu ja jätä se mahdollisimman lyhyeksi ja suoraviivaiseksi.
  • Käytä ammattimaista ja ystävällistä kieltä.
  • Kun olet täyttänyt kaiken, palaa takaisin ja tarkista vastaanottajien luettelo varmistaaksesi, että kaikki kutsutut ovat mukana.
  • Kirjoita osoitteet "bcc:" -riville, jos et halua niiden näkyvän kaikille vastaanottajille.

Ilmoitukset

  • Älä lähetä kutsua tai sähköpostia ilman päivämäärää, aikaa ja paikkaa, jotta ihmiset eivät turhautuisi eivätkä saisi tulvia vastauksia, joissa kysytään näitä tietoja.
  • Älä kirjoita kaikkea isoilla kirjaimilla, koska sitä pidetään huutamisena ja se on epäammattimaista.

Suositeltava: