3 tapaa kirjoittaa valituskirje yritykselle

Sisällysluettelo:

3 tapaa kirjoittaa valituskirje yritykselle
3 tapaa kirjoittaa valituskirje yritykselle

Video: 3 tapaa kirjoittaa valituskirje yritykselle

Video: 3 tapaa kirjoittaa valituskirje yritykselle
Video: КАКИМ БУДЕТ PORTAL 3 2024, Maaliskuu
Anonim

Valituskirjeen kirjoittaminen on jotain, mitä useimmat ihmiset tekevät jossain elämänsä vaiheessa. Jos olet tyytymätön yrityksen tuotteeseen tai palveluun, voit yleensä ratkaista ongelman molempia osapuolia hyödyttävällä tavalla tylsällä mutta kohteliaalla kirjeellä. Valituskirjeen kirjoittaminen ei ole monimutkaista eikä pelottavaa: sinun tarvitsee vain todeta tosiasiat selkeästi ja pyytää ratkaisua kohteliaasti.

askeleet

Tapa 1 /3: Valituskirjeen kirjoittaminen

Aloita kirje Vaihe 1
Aloita kirje Vaihe 1

Vaihe 1. Lähetä kirje asiakaspalveluun (SAC)

Valituskirjettä kirjoittaessa paras mahdollisuus menestyä on lähettää kirje yrityksen asiakaspalveluun tai SAC: lle. SAC on tottunut käsittelemään valituksia ja kirjeesi analysoidaan todennäköisemmin tehokkaasti.

  • Selvitä SAC -johtajan tai johtajan nimi ja osoita kirje henkilökohtaisesti hänelle. Aloita kirje rakkaalla herralla, rouvalla tai neiti., jota seuraa nimi. Jos et tiedä SAC -johtajan nimeä, kirjoita vain Dear Sir or Madam.
  • Löydät asiakaspalvelun osoitteen yrityksen verkkosivuilta, mistä tahansa yrityksen mainos- tai mainosmateriaalista, tuotteen pakkauksesta tai etiketistä.
Aloita kirjain Vaihe 5
Aloita kirjain Vaihe 5

Vaihe 2. Siirry kirjeessä asiaan

Kirjeen ensimmäisen rivin tulee osoittaa selvästi, miksi kirjoitat ja tarkka valituksesi. Anna mahdollisimman paljon asiaankuuluvia tosiasioita, mukaan lukien päivämäärä, kellonaika ja paikka, jossa ostit tai käytit palvelua, sekä mahdolliset sarja- tai mallinumerot.

  • Kirjeen vastaanottajan on kyettävä tunnistamaan kirjeen syy alle viidessä sekunnissa; siksi vältä pitkiä esittelyjä.
  • Voit antaa lisätietoja tai selittää tilanteen seuraavassa kappaleessa, mutta kirjeen ensimmäisen rivin tulisi korostaa valituksesi mahdollisimman ytimekkäästi.
  • Ensimmäinen lause voi olla seuraava: "Kirjoitan valittaakseni viallisesta hiustenkuivaimesta, jonka ostin tältä yritykseltä 15. heinäkuuta Rua Umin kaupasta Exemplândiassa."
Aloita kirje Vaihe 6
Aloita kirje Vaihe 6

Vaihe 3. Kerro tarkasti sinua tyydyttävästä ratkaisusta

Jos haluat tuotteen korvaamisen, hyvityksen tai korjauksen tai muunlaisen korvauksen, tee se selväksi toisessa kappaleessa. Tämä estää lomakkeiden tai muiden vastauskirjeiden vastaanottamisen ja antaa vastaanottajalle jotain työtä.

  • Ole mahdollisimman rakentava kommenteissa; ehdottaa tapoja, joilla voit jatkaa suhdetta yritykseen. Jos vaadit hyvitystä tai muuta korvausta ja osoitat samalla, että aiot osallistua kilpailuun, heitä ei kannusteta yrittämään ratkaista ongelmaa.
  • Jos haluat yrityksen ratkaisevan yleisemmän ongelman, jätä se myös kirjeeseen, mutta huomaa, että tällainen asia vie aikaa.
  • Älä uhkaa ryhtyä oikeustoimiin ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä. Tämä voi jopa osoittautua ainoaksi ratkaisuksi; On kuitenkin parasta lähettää valituskirje ensin ja odottaa vastausta.
Vaihda nimesi Havaijilla Vaihe 12
Vaihda nimesi Havaijilla Vaihe 12

Vaihe 4. Liitä asiaankuuluvien asiakirjojen kopiot

Niihin voi kuulua kuitteja, takuita, shekkikopioita ja tarvittaessa valokuvia tai videoita. Kaikki asiakirjat on liitettävä kirjeeseen.

  • lähettää kopioita kaikista asiakirjoista, joita haluat sisällyttää, ei alkuperäisiä. Tällä tavoin ei ole mahdollisuutta kadota tai hävittää asiakirjoja. Lisäksi sinun on ehkä annettava ne jollekin toiselle.
  • Luettele kaikki kirjeessä olevat asiakirjat. Esimerkki: "Kopio alkuperäisestä kuitista on liitetty takuukopion ja hiustenkuivaajan sarjanumeron kanssa."
Selviydy ahdistuksesta ja masennuksesta Vaihe 5
Selviydy ahdistuksesta ja masennuksesta Vaihe 5

Vaihe 5. Anna asiakaspalvelulle määräaika ongelman ratkaisemiseksi

On hyödyllistä määrittää tarkka aika, jolloin haluat ongelman ratkeavan. Tämä antaa sinulle mielenrauhan ja auttaa ratkaisemaan asian nopeasti.

  • Määräajan asettaminen välttää myös kirjeen eksymisen tai unohtamisen mahdollisuuden, mikä voi aiheuttaa suurempaa hämmennystä ja kaunaa sinun ja yrityksen välillä.
  • Varmista, että asettamasi määräaika on kohtuullinen. Viikko tai kaksi riittää yleensä, mutta tämä vaihtelee tilauksesi mukaan.
Kirjoita kirje tulotodistukselle Vaihe 12
Kirjoita kirje tulotodistukselle Vaihe 12

Vaihe 6. Lopeta kirje kunnioittavasti

Kiitä vastaanottajaa avusta ja kerro, miten ja milloin he voivat ottaa sinuun yhteyttä ongelman ratkaisemiseksi. Tämä helpottaa prosessia huomattavasti ja tuo sinulle tehokkaamman tuloksen.

Sano hyvästit sanoilla "Ystävällisin terveisin" ja henkilön nimi (jos tiedät) tai "Kiitos etukäteen". Vältä epävirallisia termejä, kuten "Heippa" tai "Nähdään myöhemmin"

Tapa 2/3: Oikean muodon ja sävyn löytäminen

Kirjan raportin kirjoittaminen Vaihe 6
Kirjan raportin kirjoittaminen Vaihe 6

Vaihe 1. Ole kohtelias

Voit olla vihainen ja sinulla on täysi oikeus olla; mutta epäkohteliaisuus asettaa vastaanottajan vain puolustukseen. Kirjoita kunnioittavasti ja vältä uhkaavia, vihaisia tai sarkastisia kommentteja kaikin keinoin. Muista, että kirjeen lukija ei ollut suoraan vastuussa kaikesta tapahtuneesta, ja hän on paljon ketterämpi ja halukkaampi miellyttämään kohteliasta asiakasta kuin vihainen.

  • Yritys, jolle kirjoitat, ei luultavasti tarkoittanut suututtaa sinua. Useimmat yritykset ovat kiinnostuneita tyydyttämään asiakkaan.
  • Voit menestyä paljon paremmin kohtelemalla vastaanottajaa henkilönä, joka haluaa auttaa sinua, sen sijaan että ajattelet hänen olevan täynnä pahoja aikomuksia.
  • Älä kirjoita, kun olet vihainen. Anna kirjoittaa kirje, kun olet rauhallisempi. Tai jos haluat, kirjoita kirje tupakoinnin aikana ja aseta se sivuun päiväksi tai kahdeksi ennen lähettämistä. On todennäköistä, että haluat muotoilla ideasi vähemmän sytyttäväksi kieleksi.
Vaihda nimesi Havaijilla Vaihe 2
Vaihda nimesi Havaijilla Vaihe 2

Vaihe 2. Ole ytimekäs

SAC: n henkilökunta vastaanottaa satoja kirjeitä päivässä; joten on tärkeää päästä asiaan nopeasti, jotta he tietävät tarkalleen, mitä he tekevät, heti kun he alkavat lukea. Jos kirjeesi on liian pitkä tai yksityiskohtainen, lukija pyrkii skannaamaan sisällön ja hänellä on epäselvä käsitys ongelmasta tai ehdotetusta ratkaisusta.

  • Vältä tarpeettomia yksityiskohtia tai haaveita.
  • Kirjoita yhden sivun kirje tai noin 200 sanaa.
Kirjoita itsellesi puhe Vaihe 7
Kirjoita itsellesi puhe Vaihe 7

Vaihe 3. Ole vakuuttava ja voimakas

Tällainen asenne antaa oikean sävyn ja antaa yritykselle tietää, että valituksesi on otettava vakavasti. Tämä on tärkeintä tapauksissa, joissa on vakavampia valituksia, joilla voi olla huomattavia taloudellisia vaikutuksia.

  • Voimakas oleminen edellyttää useita asioita, kuten käytettyä kieltä, oikeuksien tuntemusta ja yrityksen velvollisuuksia sekä kirjeen ammattimaista esittelyä.
  • Kaikki tämä osoittaa uskottavuutta, mikä vaikuttaa myönteisesti vastaukseen kirjeeseesi.
Aloita kirje Vaihe 7
Aloita kirje Vaihe 7

Vaihe 4. Muotoile kirjain puhtaasti ja oikein

Kuten edellä mainittiin, kirjeen ammattimainen muotoilu vaikuttaa siihen, miten valitus vastaanotetaan. Kirjoita nimesi, osoitteesi ja päivämääräsi oikeaan yläkulmaan ja sen jälkeen henkilön nimi tai virka, jolle kirjoitat, sekä yrityksen osoite vasemmalla puolella, juuri kirjeen yläpuolella.

  • Kirjoita aina kirjain tietokoneeseen, koska se helpottaa lukemista ja antaa paljon puhtaamman ilmeen. Jos sinun on kirjoitettava käsin, tee se selkeällä ja luettavalla käsialalla ilman poistoja tai mustetahroja.
  • Jätä allekirjoituksen yhteydessä tyhjä tila sulun alle, johon voit kirjoittaa allekirjoituksen käsin. Tämän tilan alle sinun on myös kirjoitettava nimesi, jotta se on helppo lukea.
  • Tee kirje siistiksi ja hyvällä etäisyydellä samankokoisilla kappaleilla.
Kirjoita avustusehdotus Vaihe 9
Kirjoita avustusehdotus Vaihe 9

Vaihe 5. Tarkista oikeinkirjoitus ja kielioppi

Virheellinen oikeinkirjoitus ja kielioppi vaikuttavat kielteisesti valituksen vastaanottamiseen. Tarkista oikeinkirjoitus tietokoneellasi ennen kirjeen tulostamista tai pyydä jotakuta lukemaan se ennen lähettämistä.

Tapa 3/3: Prosessin jälkeen

Rikastu Vaihe 16
Rikastu Vaihe 16

Vaihe 1. Odota, kunnes määräaika päättyy

Ole kärsivällinen ja älä toimi, ennen kuin kirjeessä määrätty määräaika päättyy. Jos olet ylittänyt määräajan etkä ole edelleenkään saanut mitään, soita tai lähetä sähköpostia varmistaaksesi, että kirje on vastaanotettu. On aina parempi antaa yritykselle hyötyä epäilystä.

Jos et ole vielä saanut tietoja kirjeestä tai jos olet saanut sen, mutta päätös ei ollut tyydyttävä, vie valitus korkeamman tason virkamiehelle

Kirjoita kirje tulotodistukselle Vaihe 8
Kirjoita kirje tulotodistukselle Vaihe 8

Vaihe 2. Etsi hierarkiasta ylempänä olevia työntekijöitä

Jos et onnistunut SAC -johtajan kanssa, selvitä, kuka on seuraava henkilö hierarkiassa, ja ota häneen yhteyttä. Aina kun nouset ylös, SAC: sta valvojaan, varapresidentistä presidenttiin, liitä kaikki lähettämäsi kirjeenvaihto edellisiin. Tämä pitää uuden työntekijän ajan tasalla ja mahdollisesti ratkaisee ongelman ilman oikeudenkäyntiä.

  • On parasta aloittaa SAC: llä ennen kuin menet suoraan huipulle. Tämä johtuu siitä, että SAC on tottunut käsittelemään tämän tyyppisiä valituksia, ja on todennäköistä, että jokainen presidentille osoitettu kirje lähetetään joka tapauksessa SAC: lle.
  • Jos näin on, SAC: n työntekijät voivat automaattisesti saada sinusta huonon vaikutelman, koska yritit ohittaa heidät.
  • Huomaa, että jos kirjoitat kirjeen presidentille tai johtajalle, sen on oltava selkeämpi, ytimekäs ja hyvin kirjoitettu, koska vastaanottajalla ei ole ennakkotietoa tapahtumasta.
Valitse rekrytointitoimisto Vaihe 11
Valitse rekrytointitoimisto Vaihe 11

Vaihe 3. Jos haluat nostaa kanteen, ota yhteyttä asianajajaan

Hän tietää, miten edetä. Muista, että oikeustoimien on oltava viimeinen keino; ehdottaa tätä kirjeessä asettaa hänelle negatiivisen sävyn ja estää kaikki väitteet, joita saatat pyytää. Se voi myös kostautua, jos he eivät suostu bluffiin.

Vinkkejä

  • Ennen kuin kirjoitat, ota hetki ja mieti mitä tapahtui. Kun olet miettinyt asiaa ja tiedät tarkalleen, mitä haluat tilata ja miten haluat sen, olet valmis kirjoittamaan kirjeen.
  • Varmista, että kirje sisältää nimesi, osoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi (koti, työpaikka ja matkapuhelin, jos mahdollista). Älä myöskään unohda pyytää vastaanottajan tietoja; siten molemmat ovat tietoisia valituksen etenemisestä.
  • Lue kirje uudelleen ja varmista, että kaikki on suoritettavissa, vilpitöntä ja todennettavissa.
  • Kirjallisen valituksen lähettämisellä on vahvempi vaikutus kuin sähköpostilla, faksilla, blogilla tai verkkosivuston kommentilla. Useimmat yritykset kohtelevat kirjallisia kirjeitä etusijalla.
  • Älä kirjoita huonoja sanoja. Muista: haluat korvausta tai ratkaisua, eikä vastaanottajan loukkaaminen johda siihen. Jos haluat käyttää ankarampaa kieltä, vältä passiivista ääntä ja käytä suorempia ja kuvaavampia sanoja. Ehkä olit järkyttynyt tai jopa inhottava, sanat vahvempia kuin yksinkertaisesti pettyneitä.
  • Älä lähetä todistajien vannomia kirjeitä. Itse asiassa, jos luulet, että tämä saattaa päätyä oikeuteen, on parasta paitsi jättää pois kaikki todistajanlausunnot, mutta myös nimesi. Muista myös, että oikeudenkäyntikulut ovat melko korkeat. Parasta on useimmissa tapauksissa hakea epävirallista tai enintään välitettyä sopimusta.
  • Jos kirjoitat valittaaksesi tietystä henkilöstä, rajoita kirje heidän puutteisiinsa äläkä vähättele koko organisaatiota. Jos kirjoitat valittaaksesi yrityksen käytännöstä, älä loukkaa vastaanottajaa tai käytäntöä. Kerro vain, mikä ongelma on ja miten haluat sen ratkeavan.
  • Jotkut sivustot, kuten Reclame Aqui, julkaisevat valituksensa ja esittävät muita kuluttajia samassa tilanteessa tietyn yrityksen suhteen.
  • Säilytä kopiot kaikesta kirjeenvaihdosta ja kirjeidesi lähetyspäivämääristä.

Suositeltava: